Pour une agence de communication, réunir plusieurs tournages au même endroit peut simplifier la production de podcasts, d’interviews ou de vidéos de dirigeants. La préparation doit toutefois rester propre à chaque client : sujet, intervenants, identité visuelle et validation. Le bon point de départ est un planning de passages successifs, avec une marge entre deux équipes.

Voici une méthode pour préparer cette organisation dans un studio à Paris, puis vérifier avec Mumbo que le créneau, les décors et les livrables correspondent à votre projet.

Une fiche de tournage par client

Avant de chercher une date commune, rassemblez les informations qui détermineront le temps nécessaire. Une interview de deux personnes déjà préparées ne s’organise pas comme une série de prises de parole avec des intervenants qui découvrent la caméra.

• Objectif : la question à traiter et le public auquel la vidéo s’adresse.

• Participants : les personnes qui enregistrent, mais aussi les accompagnants dont la présence doit être confirmée.

• Contenus : les sujets prioritaires et les séquences complémentaires, si le temps le permet.

• Rendu : décor envisagé, épisode horizontal, extraits verticaux et éléments de marque.

• Validation : la personne qui tranche sur place et celle qui approuve les montages.

Faites valider cette fiche avant la venue de chaque client. Pour construire les questions et les relances, utilisez notre guide pour préparer une interview vidéo. Ici, l’enjeu supplémentaire est de coordonner plusieurs productions sans mélanger leurs consignes.

Répartir les rôles entre l’agence et le studio

Désignez une personne de l’agence pour tenir le planning, accueillir ses clients et suivre le conducteur. Elle centralise les demandes, vérifie les noms à prononcer et décide des reprises nécessaires. Chaque intervenant connaît ainsi son interlocuteur.

Chez Mumbo, un opérateur technique est présent pour le son, la lumière et le cadrage. Désignez également les personnes chargées de conduire l’interview, d’accompagner la prise de parole et de valider les messages. Si vous souhaitez un accompagnement éditorial, précisez-le avec l’équipe avant la réservation.

Envoyez à chacun son propre horaire d’arrivée. Faites confirmer les possibilités d’accueil entre deux passages, notamment si les équipes souhaitent se croiser ou travailler en attendant. Pour les autres points à vérifier avec le lieu, consultez les critères de choix d’un studio podcast.

Exemple de planning : deux clients sur quatre heures

Exemple de planning à adapter avec le studio selon votre projet. Il prévoit deux passages successifs dans une configuration convenue, avec les sujets et les intervenants préparés à l’avance.

1. 9 h–9 h 20 : installation, rappel du brief du client A et essais parlés.

2. 9 h 20–10 h 10 : enregistrement de son sujet principal.

3. 10 h 10–10 h 25 : reprises et conclusion.

4. 10 h 25–10 h 45 : transition entre les clients, pause et ajustements techniques.

5. 10 h 45–11 h 05 : brief et essais du client B.

6. 11 h 05–11 h 55 : enregistrement de son sujet principal.

7. 11 h 55–12 h 15 : reprises et conclusion.

8. 12 h 15–12 h 40 : marge pour les imprévus ou une séquence complémentaire préparée.

9. 12 h 40–13 h : récapitulatif des prises, consignes de montage et fin de session.

Si le changement de décor, les accessoires ou le nombre d’intervenants demandent davantage de préparation, allongez les transitions ou réduisez le programme. Ne comptez pas chaque minute réservée comme une minute de contenu exploitable.

Confirmer le décor et le budget avant d’inviter les clients

Mumbo propose cinq décors : Casa et Icône pour deux personnes, Opéra et Cloud pour trois, Factory pour quatre. Ces capacités concernent les personnes qui enregistrent. Dans le planning proposé, les clients passent successivement dans une configuration convenue.

Pour plusieurs clients successifs, faites confirmer l’organisation du créneau, les changements de décor possibles et la formule de chaque production avant de figer les invitations. Précisez également à quel nom la commande doit être établie et comment seront traités les éventuels compléments.

Construisez votre budget avec le studio, la post-production et les options nécessaires. Notre guide des tarifs et du budget podcast vous aide à distinguer ces postes. Faites confirmer le budget correspondant à votre programme avant de le présenter aux clients.

Préparer la livraison et les retours de chaque client

Si votre agence possède son monteur, transmettez ses besoins avant le tournage. Dans le cas contraire, définissez le niveau de finition attendu en comparant les rushes, le prémontage et le montage complet. Les shorts sont proposés en option. Précisez également les besoins de sous-titres et les éléments de promotion attendus.

Préparez un dossier distinct par client avec les noms des intervenants, la version approuvée du logo, les indications de coupe et les références de rendu. Convenez avec le studio des destinataires des fichiers et de leur organisation. Une liste de retours consolidée par client évite les demandes contradictoires ; notez aussi les échéances de téléchargement et d’archivage.

Passer du planning à la réservation

Votre programme est prêt lorsque chaque client a validé son sujet, son passage et ses livrables. Pour un tournage avec plusieurs clients, confirmez d’abord ces modalités avec l’équipe Mumbo. Vous pouvez ensuite choisir votre décor et réserver votre session : indiquez les participants, la durée, la date, puis la formule et les options adaptées au projet convenu.